Was ist Prozessmanagement
Was ist Prozessmanagement
Jeder Arbeitsschritt den Ihre Mitarbeiter*innen durchführen ist Teil eines Prozesses. Jeder Prozess ist wiederum ein Teil eines Gesamtablaufs. Das Prozessmanagement gehört daher mit zu den wichtigsten Themen innerhalb eines Unternehmens. Die Prozesse sind das Fundament auf dem die gesamte Wertschöpfungskette Ihres Unternehmens aufgebaut ist und bestimmen mit über den Erfolg oder Misserfolg Ihrer Geschäftstätigkeit.
Mittels Prozessen und den dazugehörig festgelegten Verantwortlichen wird das Unternehmen langfristig (strategisches Prozessmanagement) und kurzfristig (operatives Prozessmanagement) gesteuert. Im Englischen wird die Methode als Business Process Management bezeichnet.
Jeder Arbeitsablauf innerhalb eines Unternehmens ist entweder ein Prozess an sich oder aber zumindest ein Teil eines Prozesses. Das erfolgreiche Management von Prozessen bestimmt somit nachhaltig den Erfolg Ihres Unternehmens, da es die Abläufe nachvollziehbar und planbar macht. Zudem sind die Abläufe klar definiert und nicht dem Zufall überlassen, können gemessen und bewertet, sowie in regelmäßigen Zyklen optimiert werden. Prozesse sind somit auch ein elementarer Bestandteil eines Qualitätsmanagements.
Der PDCA-Zyklus
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Die Optimierung Ihrer Unternehmensprozesse
Der PDCA-Zyklus | Die Optimierung Ihrer Unternehmensprozesse
Mittels des Prozessmanagements identifizieren, planen, gestalten, kontrollieren und optimieren Sie die Arbeitsabläufe innerhalb Ihres Unternehmens. Prozessmanagement beantwortet die Frage: Wer macht was, wann, mit wem, wie und mit welchen Mitteln. Die Basis für ein erfolgreiches Prozessmanagement ist immer das jeweilige Geschäftsmodell Ihres Unternehmens. Prozessmanagement ist und muss daher immer individuell auf Ihre Geschäftstätigkeit zugeschnitten sein.
Der PDCA-Zyklus oder auch “Deming Kreis” genannt, ist ein universelles Modell zur Optimierung Ihres Qualitätsmanagements bzw. Ihres Prozessmanagements. Die vier Phasen setzen sich aus vier Schritten zusammen: Planen (Plan), Umsetzen (Do), Überprüfen (Check) und Handeln (Act).
Das Ziel des PDCA-Zyklus ist das Schaffen einer nachhaltigen, gesunden Plattform für das unternehmensinterne Prozessmanagement mittels eines geregelten Ablaufes. Somit wird auch der Prozess der Prozessoptimierung plan- und kontrollierbar.
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Strategisches vs. operatives Prozessmanagement
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Was sind die Unterschiede
Strategisches vs. operatives Prozessmanagement | Was sind die Unterschiede
Wenn von Prozessmanagement gesprochen wird, muss zuerst einmal eingegrenzt werden, ob es um das strategische oder operative Prozessmanagement geht. Diese Unterscheidung ist essentiell, um die jeweils kritischen Prozesse identifizieren zu können.
Strategisches und operatives Prozessmanagement können recht einfach definiert und somit voneinander unterschieden werden:
Stragtegisches Prozessmanagement
Strategisches Prozessmanagement zielt auf das gesamte Unternehmen und ist langfristig, zielorientiert und umfassend angelegt. Es richtet die Prozesse auf die jeweilige Unternehmensstrategie und Vision aus. Strategisches Prozessmanagement richtet die Prozesse über mehrere Jahre aus.
Operatives Prozessmanagement
Operatives Prozessmanagement betrifft Teile eines Unternehmens, wie z.B. Abteilungen oder Teams. Es ist kurzfristiger, eingegrenzt auf den jeweiligen Wirkungsbereich und auf die Ziele der jeweiligen Organisationseinheit ausgelegt.
Strategisches und operatives Prozessmanagement können nicht parallel miteinander bearbeitet werden. Beide sind zwar grundsätzlich von einander abhängig, jedoch basiert das operative Prozessmanagement auf dem strategischen Prozessmanagement. Das strategische Prozessmanagement legt die Rahmenbedingungen und die Strategie für das operative Prozessmanagement fest.
Strategisches Prozessmanagement
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Analysieren von Potentialen
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Ableiten der strategischen Optionen
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Strategische Prozessziele, inkl. KPIs, festlegen
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Strategische Steuerung der Prozesse
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Fortlaufende Analyse der Prozesspotentiale
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Definition der Kernprozesse
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Festlegen der Prozessmanagement-Methodologie
Operatives Prozessmanagement
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Entwickeln der Soll-Prozesse
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Planen der Prozessausführung
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Einführung von Prozessen
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Ausführen von Prozessen
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Messen von Prozess-KPIs
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Analyse der Prozesse
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Optimierung der Prozesse
Leistungsspektrum
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Wie inPROtions Sie im Prozessmanagement unterstützen kann
Leistungsspektrum | Wie inPROtions Sie im Prozessmanagement unterstützen kann
inPROtions ist auf Prozessmanagement spezialisiert und unsere Berater haben Jahrzehnte Prozessmanagement-Erfahrung. Unser Fokus ist nicht der lehrbuchmäßige Aspekt des Prozessmanagements sondern die praktische, zielorientierte und individualisierte Anwendbarkeit von erprobten, erfolgreichen Methodiken für Ihr Unternehmen. Unser Erfolg ist es, wenn Sie zukünftig Ihre Energie noch stärker auf Ihre Kunden fokussieren können.
Einführung von Prozessmanagementsystemen
Thorsten Staufer
Wenn Sie ihre Prozesse zielgerichtet und aktiv managen wollen, benötigen Sie ein Prozessmanagementsystem. Der richtige Umgang mit den eigenen Geschäftsabläufen ist essenziell für die Wertschöpfung des Unternehmens und stellt insbesondere in der heutigen Zeit einen wichtigen Wettbewerbsfaktor dar. Mit einem auf Ihr Unternehmen zugeschnittenem Prozessmanagementsystem sichern Sie langfristig die Zukunft Ihres Unternehmens.
Warum ist ein maßgeschneidertes Prozessmanagementsystem so wichtig. In einem Prozessmanagementsystem wird nicht nur das strategische Prozessmanagement definiert, sondern auch das operative Prozessmanagement mit der Erfassung, Analyse, Gestaltung und Optimierung der Unternehmensprozesse.
Bei der Einführung eines Prozessmanagementsystems greifen wir auf etablierte Methoden und auf fundierte Erfahrungswerte zurück. Zusätzlich ist es uns wichtig Ihre Mitarbeiter*innen aktiv in die Einführung des Systems und die Gestaltung der Prozesse mit zu involvieren. Dadurch steigern wir die Akzeptanz und erhöhen den zielgerichteten Umgang mit den implementierten Prozessen, um Ihr Unternehmen nachhaltig erfolgreich und leistungsfähig zu machen.
Optimierung von Prozessmanagementsystemen
Thorsten Staufer
Sie haben bereits ein Prozessmanagementsystem im Einsatz, können jedoch keinen Mehrwert erkennen bzw. das System liefert nicht die optimale Performance. Gerne sehen wir uns gemeinsam mit Ihnen das implementierte Prozessmanagementsystem an und legen mit Ihnen fest, welche Parameter ein Prozessmanagementsystem aus Ihrer Sicht erfüllen muss. Anschließend analysieren und bewerten wir das bestehende System, um Ihnen eine detaillierte Abweichungsanalyse und Handlungsempfehlungen, basierend auf den festgelegten Paramatern, zu präsentieren.
Selbstverständlich unterstützen wir Sie auch bei der Implementierung unserer Handlungsempfehlungen und stellen sicher, dass das Prozessmanagementsystem tatsächlich Ihren Anforderungen entspricht. Unser Ziel ist es, dass Ihr Prozessmanagementsystem Ihr Unternehmen im täglichen Wettbewerb nachhaltig erfolgreich und effektiv unterstützt.
Verankerung von Prozesskultur
Günther Wind
Optimales Prozessmanagement erfordert eine entsprechende Prozesskultur im Unternehmen. Es müssen Standards und Normen implementiert und von den Mitarbeitern aller Hierarchiestufen verstanden werden, um das Prozessmanagement zum Leben zu bringen. Damit das Prozessmanagement seine volle Wirkung entfalten kann ist es wichtig, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Existenz der Unternehmensprozesse, ihrer eigenen Prozesse und die Wechselwirkung zwischen den jeweiligen Prozessen kennen. Hierzu müssen Schnittstellen geschaffen werden und der Informationsaustausch zwischen den jeweiligen Prozess-Stakeholdern geschaffen und gefördert werden.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Verankerung einer Prozesskultur in Ihren Unternehmen. Hierzu stellen wir Ihnen unser langjährig erfolgreich erprobtes Change Management System zu Verfügung und befähigen und motivieren alle Mitarbeiter*innen entsprechend der definierten Prozesskultur zu agieren.
Prozessanalyse
Thorsten Staufer
Um Unternehmensabläufe verbessern oder neu organisieren zu können, müssen die jeweiligen Prozesse analysiert und verstanden werden. Das Verstehen der Prozesse ist die Basis für das Erkennen und Identifizieren von Verbesserungsmöglichkeiten im jeweiligen Arbeitsablauf. Hierzu greifen wir auf die bewährte Methodik zurück, uns den Prozess sowohl aus der theoretischen Perspektive – wie sollte der Prozess ablaufen – anzusehen, als auch den Ablauf in der Praxis zu hinterfragen – wie läuft der Prozess tatsächlich ab – und zu verstehen.
Erfahrungsgemäß gibt es zwischen dem theoretischen und dem tatsächlich ablaufenden praktischen Prozess häufig signifikante Unterschiede. Hier gilt es gemeinsam mit den Prozesseigentümern und den Prozessdurchführenden zu analysieren, warum die Praxis von der Theorie abweicht und ob die gelebte Praxis eventuell die bessere Basis für den theoretischen Prozess ist.
Aus unseren Beobachtungen heraus erstellen wir eine detaillierte Auflistung an möglichen und sinnvollen Verbesserungsmöglichkeiten zum jeweiligen Prozess, sowie entsprechende Umsetzungs– und Implementierungsempfehlungen. Diese setzen wir auch gerne mit Ihrem Unternehmen gemeinsam um und implementieren diese.
Prozessoptimierung
Thorsten Staufer
Die Prozessoptimierung stellt eine der wichtigsten Tätigkeiten im Prozessmanagement dar. Bestehende Prozesse sollen und müssen ständig an die aktuellen Gegebenheiten angepasst werden, damit sie effizient und effektiv sind. Darüber hinaus gibt es in jedem Prozess im Laufe seiner Existenzzeit diverses Optimierungspotential, um die Abläufe kontinuierlich zu verbessern und die Wertschöpfungskraft zu erhalten bzw. zu verbessern. Die Prozessoptimierung muss als ständiger und fortlaufender Prozess im Unternehmen verankert werden und ist keine einmalige Aktion.
Die Ziele einer Prozessoptimierung sind so vielfältig wie die Möglichkeiten diese umzusetzen. Die Ziele einer jeden Optimierung der Prozesslandschaft müssen im Vorfeld als Strategie festgelegt werden, damit sich die Optimierungsmaßnahmen zielgerichtet umsetzen lassen. Konkrete Zielsetzungen einer Prozessoptimierung können sein:
- Kostensenkung
- Optimierung der Auslastung
- Digitalisierung von Prozessen
- Senkung der Prozessdurchlaufzeiten oder -kosten
- Erhöhte Produktivität
- Gesteigerte Effizienz und/oder Effektivität
Neben diesen Zielen können aber auch persönliche Ziele ausschlaggebend für eine Optimierung der Prozesslandschaft sein. Beispiele hierfür sind:
- Bessere Work-Life-Balance für die Mitarbeiter
- Nachhaltiger Umgang mit Ressourcen
- Höhere Attraktivität für einzustellende Mitarbeiter
- Ökologischerer Umgang mit natürlichen Ressourcen
Damit die Prozessoptimierung zielgerichtet umgesetzt werden kann, bedarf es entsprechender geeigneter Methoden der Prozessoptimierung. inPROtions begleitet Sie gerne durch den gesamten Prozess der Prozessoptimierung. Von der Definition der Optimierungsstrategie bis hin zur tatsächlichen Optimierung der jeweiligen Prozesse.
Prozessmodellierung
Thorsten Staufer
Die Grundlage eines jeden erfolgreichen Prozessmanagements ist die Modellierung der Geschäftsprozesse. Hierbei werden nicht nur die Kernprozesse, sondern auch die Management- und Supportprozesse chronologisch in einer graphischen Form dargestellt und zusammenfassend in einer Prozesslandkarte abgebildet. Durch die graphische Darstellung der Prozesslandschaft und der jeweiligen Prozesse entsteht eine übersichtliche und schnell begreifbare Beschreibung der Abläufe und Tätigkeiten. Insbesondere für die Analyse und Optimierung von Prozessen ist das graphische Prozessmodell ein unerlässliches Hilfsmittel und eine wichtige Grundlage.
In der Regel werden die Prozessmodelle in Form eines Flussdiagramms dargestellt. International etabliert hat sich hierbei insbesondere der BPMN 2.0 Standard. Ein Vorteil der standardisierten Prozessmodellierung mittels eines Flussdiagramms ist, dass jeder Prozessmanager in der Lage ist, die vorhanden Prozesse zu verstehen und nachvollziehen zu können. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit die verschiedenen Ebenen der Aktivitäten anschaulich darstellen zu können. Im ersten Schritt einer Modellierung werden die Hauptaktivitäten dargestellt und anschließend, darauf aufbauend, erfolgt die Aufbereitung der dazugehörigen Ebenen mit den Teilaktivitäten. Dabei können Sie frei entscheiden bis zu welcher Detaillebene die Prozesse graphisch modelliert werden sollen.
Zusätzlich werden in den Modellen die am Prozess beteiligten Rollen und Organisationseinheiten abgebildet. Somit sind auch die Prozessschnittstellen übersichtlich, nachvollziehbar und klar dokumentiert. Ihre Prozesse werden somit transparenter, leichter analysierbar und besser zu optimieren.
inPROtions unterstützt Sie hierbei nicht nur in der Modellierung Ihrer Prozesslandschaft. Wir unterstützen Sie auch bei der Auswahl eines geeigneten Software-Tools zur Prozessmodellierung und beim unternehmensinternen Aufbau der Modellierungskompetenz.
Entwicklung von Kennzahlensystemen
Günther Wind
Damit Prozesse und ihre Effektivität bewertet werden können, sind Prozesskennzahlen ein wichtiges Instrument zur Steuerung der Prozesse. Zusätzlich dienen die Kennzahlen als Orientierungshilfe für Ihre Mitarbeiter, um z.B. die Zielerreichung messbar zu machen oder zur besseren Analyse von Fehlerquellen. Ein weiterer Vorteil von Kennzahlen ist, dass diese als Indikator für Prozessverbesserungen dienen. Implementierte Prozessoptimierungen können anhand der Veränderungen der Kennzahlen bewertet und beurteilt werden.
Prozesskennzahlen lassen sich in unterschiedliche Kategorien einteilen, die Ihnen Aufschluss über verschiedene Aspekte der Prozesse ermöglicht:
- Inputkennzahlen
- Wie hoch ist die Treue hinsichtlich Liefertermin und Liefermenge
- Wie hoch ist die Qualität des Prozessinputs
- Wie hoch ist die Fehlermenge des Prozessinputs
- Steuerungskennzahlen
- Wieviel Zeit wird benötigt den Prozess durchzuführen
- Wie viele Fehler passieren innerhalb eines Prozessdurchlaufs
- Wie viel Nacharbeit ist nötig, um die definierte Prozessqualität zu erreichen
- Störungskennzahlen
- Wie häufig fällt der gesamte Prozess oder Teile des Prozesses aus technischen oder organisatorischen Gründen aus
- Welche Teile des Prozesses fallen aufgrund von Störungen aus und wie lange dauern die Unterbrechungen
- Effizienzkennzahlen
- Wie viele Mitarbeiter werden zur Bearbeitung des Prozesses benötigt
- Wie hoch sind die Kosten für einen Prozessdurchlauf
- Wie viele Ressourcen / wie viel Zeit wird benötigt den Prozessinput verarbeiten zu können
Die oben genannten Kennzahlen sind Beispiele für eine Vielzahl an unterschiedlichen KPIs die implementiert werden können. Jedoch gilt auch bei den Prozesskennzahlen, weniger ist oft mehr. Zu viele eingesetzte Kennzahlen verhindern oftmals eine klare Aussagekraft zu den definierten Themengebieten. Hier gilt es genau die richtigen Kennzahlen für die wichtigen Parameter zu implementieren und zu überwachen.
Gerne unterstützen wir Sie auch hierbei mit unserer Expertise und definieren gemeinsam mit Ihnen das geeignete Kennzahlenset. Selbstverständlich stehen wir auch bei der Implementierung und Auswertung der Kennzahlen zur Verfügung.
#infinityprocesssolutions
Vorteile
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Wie Prozessmanagement Ihr Unternehmen unterstützt
Vorteile | Wie Prozessmanagement Ihr Unternehmen unterstützt
Prozessmanagement ist unabhängig von der jeweiligen Größe des Unternehmens. In jedem Unternehmen kann ein gut geführtes Prozessmanagement viele Vorteile und vor allem einen großen Nutzen bringen. Wir zeigen Ihnen welchen Nutzen und welche Vorteile auch Ihr Unternehmen mit einem individuell auf Ihr Unternehmen angepassten Prozessmanagement haben kann.
Effizienz
Die Effizienz und Produktivität der Abläufe im Unternehmen wird erhöht und verbessert, um damit einen klaren Wettbewerbsvorteil zu schaffen.
Transparenz
Die Abläufe und Informationsflüsse innerhalb des Unternehmens werden transparenter und können besser identifiziert sowie schneller verbessert werden.
Verantwortlichkeiten
Prozessmanagement schafft klare Verantwortlichkeiten und zeigt die wechselseitigen Kunden-/ Lieferanten-beziehungen auf.
Visualisierung
In Prozessmodellen können Zustands-änderungen in ihrer wechselseitigen Auswirkung auf die Aufbau-/Ablauforganisation visualisiert werden.
Qualität
Durch klare Vorgaben und KPIs können die Prozessoutputs kontinuierlich geprüft und qualitative Veränderungen schnell festgestellt werden.
Wertschöpfung
Durch eine Prozessorientierung wird der Fokus auf die gesamtheitliche Betrachtung des Unternehmens gelegt und damit die Wertschöpfung gesteigert.
Kompetente Partner
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Prozessmanagement das passt
Kompetente Partner | Prozessmanagement das passt
Prozessmanagement muss individuell auf Ihr Unternehmen, Ihre Produkte, Ihre Dienstleistungen und Ihre Rahmenbedingungen zugeschnitten sein. Lassen Sie uns von inPROtions Ihr Partner sein, Ihr persönliches und individuelles Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen zu implementieren.
Gerne erörtern wir in einem persönlichen Gespräch mit Ihnen die Möglichkeiten wie Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden kann.
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