Was ist Prozessautomatisierung
Was ist Prozessautomatisierung
Unter Prozessautomatisierung wird die Automatisierung von strukturierten, manuellen Geschäftsprozessen mittels softwaregesteuerter Roboter verstanden. Diese Form der Prozessautomatisierung wird auch Robotic Process Automation (RPA) genannt. Einer der Vorteile dieser Technologie ist, dass die Software Roboter auf der Ebene der graphischen Benutzeroberfläche (GUI) arbeiten und dabei die Tätigkeiten, welche bisher von Ihren Mitarbeiter*innen ausgeführt wurden, perfekt nachahmen.
Ein weiterer nicht zu unterschätzender Vorteil von RPA ist der sogenannte non-invasive Ablauf der automatisierten Prozesse. Um RPA nutzen zu können, müssen Sie keine teuren und langwierigen Schnittstellenprojekte aufsetzen, um zwei oder mehrere IT-Systeme miteinander zu verbinden, sie müssen auch keine bestehenden IT-Systeme anpassen lassen. RPA Software Bots nutzt die Systeme so wie sie sind und genau so wie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sie nutzen.
Jedoch sind RPA Bots keine, wie im ersten Reflex oftmals angenommen, physisch existenten und humanoid aussehenden Roboter die zukünftig die Arbeitsplätze der Mitarbeiter bevölkern. RPA ist Software die Sie und Ihre Mitarbeiter*innen unterstützt und entlastet.
Das PLUS der Prozessautomatisierung
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Wie Ihr Unternehmen von Prozessautomatisierung profitiert
Das PLUS der Prozessautomatisierung | Wie Ihr Unternehmen von Prozessautomatisierung profitiert
#infinityprocesssolutions
Der Weg zu einer erfolgreichen Automatisierung
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Was bei einer Automatisierung zu beachten ist
Der Weg zu einer erfolgreichen Automatisierung | Was bei einer Automatisierung zu beachten ist
Basierend auf unseren langjährigen Erfahrungen im Bereich Prozessmanagement und Prozessautomatisierung haben wir eine Methodologie entwickelt, die es Ihnen ermöglicht mittels RPA einen nachhaltigen Erfolg in der Prozessautomatisierung zu erreichen.
Die fünf wichtigen Phasen einer Automatisierung
Process Screening
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Potentialanalyse
Mittels eines ersten Workshops werden die unterschiedlichen Prozesse auf ihr jeweiliges Automatisierungspotential hin untersucht. Nicht jeder Prozess ist für eine Automatisierung mittels RPA geeignet, denn grundsätzlich müssen die Prozesse einige Voraussetzungen erfüllen, damit eine Automatisierung überhaupt möglich ist.
Die vier wichtigsten Voraussetzungen sind:
Process Screening
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Heatmap
Die überprüften Prozesse werden, sofern Sie für eine Automatisierung geeignet sind, in eine Process-Heatmap eingetragen und bewertet. Neben dem Bewertungskriterium wie gut der Prozess sich für eine Automatisierung eignet fließen hierbei noch weitere Kriterien mit ein:
In einem zweiten Workshop werden dann, basierend auf der erstellten Heatmap, die Prozesse selektiert welche in weiterer Folge automatisiert werden sollen.
Prozessanalyse
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Allgemeines
Basierend auf den Erfahrungswerten von diversen Automatisierungsprojekten, haben wir die IST-Prozessanalyse mehrstufig aufgebaut, um den bisher ablaufenden Prozess tatsächlich vollumfänglich erfassen und verstehen zu können. Die IST–Prozessanalyse gliedert sich daher in drei Bestandteile:
Prozessanalyse
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Theoretische IST-Prozessanalyse
Den in den vorhergehenden Schritten selektierten Prozess sehen wir uns gemeinsam mit Ihren Prozessmanagern, Prozesseigentümern und Prozessverantwortlichen zuerst aus der theoretischen Sicht an. Dabei lassen wir uns von Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Rahmen eines Workshops erklären und anhand von vorhandenen Prozessdokumenten zeigen, wie der Prozess aus der Planungssicht ablaufen sollte. Hierbei geht es uns um das grundlegende Verständnis wie der Ablauf des Prozesses gestaltet ist, welche Prozessschritte kritisch sind und welche Schnittstellen innerhalb des Prozesses existieren. Sofern der Prozess bzw. Teile des Prozesses für das IKS oder eine ISO 9001 Zertifizierung relevant ist, sehen wir uns die entsprechenden Kontrollpunkte noch im Detail an.
Sofern noch kein Prozessmodell zum entsprechenden Prozess existiert, modellieren wir im Anschluss an den Workshop den Prozess anhand der gewonnenen Informationen und gleichen diesen mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ab.
Prozessanalyse
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Operative IST-Prozessanalyse
Anhand des theoretischen Prozessmodells und der Informationen aus dem Workshop, werden wir in einem zweiten Schritt, den Ablauf des Prozesses in der Praxis beobachten. Hierzu setzen wir uns gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen an ihrem regulären Arbeitsplatz zusammen und beobachten den Prozessverlauf. Hierbei kommt es uns unter anderem auf folgende Punkte an:
Prozessanalyse
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Operative IST-Prozessanalyse
Die aus der theoretischen und der operativen Analyse des Prozesses gewonnen Informationen fassen wir in einem „Process Definition Document (PDD)“ zusammen. Dieses beinhaltet neben den allgemeinen Prozessinformationen und dem Prozessmodell noch die wichtigen Prozesskennzahlen und Steuerungsparameter.
Das PDD ist zudem die Grundlage für die Automatisierung des Prozesses und die weiteren Schritte im Projekt. Hierzu wird das PDD noch um die Definition des zu automatisierenden Soll-Prozesses erweitert.
Optimieren
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Optimierung des IST-Prozesses
Die Optimierung des IST-Prozesses ist einer der wichtigsten Schritte innerhalb eines Automatisierungsprojektes. Es zeigt sich immer wieder, dass selten ein Prozess in der Praxis so abläuft, wie er ursprünglich einmal geplant wurde. Daher ist es wichtig herauszufinden warum es zu diesen Abweichungen zwischen Theorie und Praxis kommt und wo die Ursachen dafür liegen.
Als Grundlage für die Abweichungsanalyse ziehen wir die Beobachtungen und Erkenntnisse aus der theoretischen und operativen Prozessanalyse heran. Kommt es in Prozessabschnitten oder Prozessschritten zu Abweichungen analysieren wir gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen, warum es hier zu den entsprechenden Abweichungen kommt. Oftmals zwingen die Workflows innerhalb der jeweiligen IT-Systeme die Mitarbeiter*innen dazu vom eigentlichen Prozess abzuweichen. Ein weiterer Grund für Abweichungen ist, dass die Mitarbeiter*innen die diesen Prozess regelmäßig ausführen einfachere, bessere und effektivere Möglichkeiten bzw. Wege, basierend auf Ihren Erfahrungen, gefunden haben, um zum Ziel zu kommen. Die Qualität des Prozessoutput wird dabei nicht einmal verändert, aber für die Mitarbeiter*innen ist es einfacher.
Insbesondere diese Abweichungen sind wichtige und interessante Möglichkeiten, um den ursprünglichen Prozess zu optimieren und zu verbessern. Neben diesen Möglichkeiten gilt es jedoch auf zu prüfen, ob es weitere Verbesserungs– / Optimierungsmöglichkeiten gibt, die sinnvoll eingesetzt werden können.
Optimieren
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Optimieren für den Soll-Prozess
Hinter dieser etwas sperrigen Überschrift verbirgt sich die Tatsache, dass ein Software Roboter anders arbeiten kann als ein Mensch. Ein Software–Bot ist in der Lage manche Prozessschritte die ein Mensch sequentiell abwickeln muss parallel zu bearbeiten, jedoch hierzu Input benötigt der erst in späteren Prozessschritten generiert wird. Auch ohne eine Parallelisierung von automatisierten Prozessschritten kann es für einen Software Roboter sinnhaft sein, manche Prozessschritte vorzuziehen und früher zu bearbeiten als dies ein Mensch tun würde.
Daher ist es enorm wichtig, neben der klassischen Optimierung des Prozesses, den Prozess nochmals hinsichtlich einer automatisierten Verarbeitung durch einen Software Roboter zu optimieren. Diese zweistufige Optimierung eines Prozesses generiert jedenfalls den Quick-Win eines optimalen Prozessablaufs – wenn als Fallback Lösung der Prozess manuell durchgeführt werden muss – und gewährleistet einen optimalen Workflow für den Roboter.
Gerade das Fehlen dieser Optimierungsschritte sorgt in vielen Unternehmen für Unmut im Zusammenhang mit RPA. Nicht optimierte Prozesse können auch durch den Einsatz von Software Robotern nicht effizienter ablaufen. Im Gegenteil, die Fehleranfälligkeit des Prozesses und somit das Aussteuern von fehlerhaften Prozessdurchläufen führt gegebenenfalls zu Mehrarbeit bei den Mitarbeiter*innen.
Daher sollte immer der Grundsatz gelten: Erst optimieren, dann automatisieren!
Soll-Prozess
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Design des Sollprozesses
Auf Basis der durchgeführten Prozessoptimierung wird der neue, für die Automatisierung vorgesehene Soll–Prozess modelliert und im Process Definition Document entsprechend beschrieben. Das Modell des Soll-Prozesses und die dazugehörige Prozessbeschreibung bildet die Basis für die im Anschluss an diesen Schritt stattfindende Entwicklung im selektierten RPA Tool.
Daher ist es enorm wichtig, dass sowohl der IST-Prozess als auch der Soll-Prozess ausführlich und genau definiert wurden. Hierzu gehört auch die Simulation des Soll–Prozesses in den jeweiligen Applikationen, um für die Entwickler ein entsprechendes „Klick-Protokoll“ zu erstellen. Dieses Klick-Protokoll ist die Erweiterung des Soll-Prozesses um den Workflow in den jeweiligen IT-Systemen.
Sollprozess
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Abnahme des Prozessdesign
Bevor die eigentliche Entwicklung des Prozesses stattfindet, wird gemeinsam mit den Prozesseigentümern und dem Management das Design des zu automatisierenden Prozesses abgenommen und final darauf geprüft, ob alle Anforderungen an den Prozess im Prozessdesign umgesetzt wurden.
Erst nach einer Abnahme des Prozessdesigns geht der Prozess in die Entwicklung. Auch hier hat die Erfahrung gezeigt, dass diese strikte Trennung zwischen Design– und Entwicklungsphase enorme Vorteile in Bezug auf die Effizienz des Software Roboters und eine mögliche spätere Skalierung hat. Zudem haben die Entwickler eine ganz klare Richtlinie an die sie sich in Bezug auf die Entwicklung halten können. Dies führt unter anderem zu kürzeren Entwicklungszeiten und zu einer geringeren Anzahl an Rückfragen bei den Prozessverantwortlichen.
Unser Ziel ist es, nicht nur die von Ihnen eingesetzten Prozesse effizienter und effektiver zu gestalten, sondern auch die Entwicklung dieser Prozesse so effizient und effektiv wie möglich durchzuführen.
Unser Ziel ist es, nicht nur die von Ihnen eingesetzten Prozesse effizienter und effektiver zu gestalten, sondern auch die Entwicklung dieser Prozesse so effizient und effektiv wie möglich durchzuführen.
Automatisieren
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Programmieren des Prozesses
Nachdem der Soll-Prozess abgenommen wurde, beginnt die eigentliche Automatisierung des Prozesses. Hierzu wird der Prozess mit seinem vorher definierten Ablauf in einer speziellen RPA-Software modelliert und programmiert. Für die Modellierung und Programmierung gibt es unterschiedliche Software Systeme am Markt. Die bekanntesten Systeme sind derzeit:
Der Output der Systeme ist immer ein nach Ihren Vorgaben automatisierter Prozess. Jedoch ist die Programmierung innerhalb der verschiedenen Tools teilweise sehr unterschiedlich. Hier ein Beispiel, wie eine Programmierung innerhalb von UiPath aufgebaut ist:
Je nach Komplexität des Prozesses kann die Programmierung und die zeitgleich mitlaufenden Tests mehrere Wochen dauern. Da bei RPA jedoch auf der Benutzeroberfläche der jeweiligen Systeme gearbeitet wird, sind komplexe Programmierungen von Schnittstellen nicht notwendig. Die Entwicklungsdauer von RPA Prozessen ist somit um ein Vielfaches geringer als bei klassischen Schnittstellenentwicklungen. Zudem laufen zeitgleich zur Entwicklung immer gleich entsprechende Tests mit, um sicherzustellen, dass die benötigte Funktionalität vorhanden ist. Wie bei einer klassischen Programmierung wird auch ein RPA-Prozess idealerweise in einer Entwicklungsumgebung und mit Testdatensätzen entwickelt, um Beeinträchtigungen des Produktivsystems zu vermeiden.
Automatisieren
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User Abnahme Test
Sobald die Programmierung des Prozesses abgeschlossen ist und die geforderten Funktionalitäten implementiert sind, wird mit den Prozessverantwortlichen und -eigentümern ein User Abnahme Test (UAT) durchgeführt. Dieser Test findet noch in der Entwicklungs- bzw. Testumgebung statt, damit alle Eventualitäten die vorkommen könnten auch ausführlich getestet werden können.
Sofern die Test erfolgreich absolviert wurden und der Prozess abgenommen wurde, findet im Anschluss daran die Implementierung des automatisierten Prozesses in der Produktivumgebung statt. Auch hier wird nach der Implementierung nochmals gemeinsam mit Ihnen ein ausführlicher Test der Funktionalität durchgeführt, um den reibungslosen Ablauf des Prozesses zu gewährleisten.
Sofern auch dieser Test erfolgreich absolviert wurde, steht dem Produktiveinsatz des nun automatisierten Prozesses nichts mehr im Wege.
Automatisieren
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User Abnahme Test
Auch nach der Implementierung und Produktivsetzung des automatisierten Prozesses begleitet Sie inPROtions. Innerhalb eines gemeinsam mit Ihnen definierten Zeitraums übernehmen wir den Support des implementierten Prozesses und schulen Ihre Mitarbeiter*innen wie der neue automatisierte Prozess gehandhabt werden muss. Zum Abschluss der Hypercare Phase bieten wir noch einen „Lessons Learned“ Workshop an, um für die zukünftigen Automatisierungsprojekte bestens gerüstet zu sein und die bisherigen Erfahrungswerte in die weiteren Projekte mit einfließen lassen zu können.
Die 8 goldenen Regeln
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Damit RPA in Ihrem Unternehmen ein Erfolg wird
Die 8 goldenen Regeln | Damit RPA in Ihrem Unternehmen ein Erfolg wird
#infinityprocesssolutions
Unser Leistungsspektrum
Unser Leistungsspektrum
inPROtions ist im Bereich RPA ein Full-Service-Provider. Das bedeutet, dass wir für Sie das gesamte Leistungsspektrum einer Prozessautomatisierung abdecken können. Sie entscheiden, welche Leistunspakete durch Ihre Mitarbeiter selbst abgedeckt werden können und bei welchen Themen inPROtions Sie unterstützen kann.
Kompetente Partner
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Wie inPROtions Sie unterstützen kann
Kompetente Partner | Wie inPROtions Sie unterstützen kann
inPROtions kann Sie in jeder Phase eines Automatisierungsprojektes unterstützen. Von der Potentialanalyse bis hin zum Aufbau eines eigenen Center of Excellence. Sprechen Sie uns an, gerne besprechen wir in einem persönlichen Gespräch die Möglichkeiten, wie RPA in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden kann.
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