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Fehler in der Prozessautomatisierung (Teil 3)

Die neun größten Fehler die bei einer Prozessautomatisierung gemacht werden können und die garantiert keinen Mehrwert für das Unternehmen generieren.

Neun Punkte wie eine Prozessautomatisierung garantiert keinen Mehrwert bringen wird

inPROtions Roboter Zeichenflaeche 1 – Prozessautomatisierung – Fehler in der Prozessautomatisierung (Teil 3) – Die neun größten Fehler die bei einer Prozessautomatisierung gemacht werden können und die garantiert keinen Mehrwert für das Unternehmen generieren.

Im dritten und letzten Teil dieser Serie greife ich die letzten Punkte 7 bis 9 auf. Mit dem Wissen welche Fehler Sie bei einem RPA Vorhaben vermeiden sollten, ist Ihr Projekt bereits auf einem guten Weg erfolgreich zu werden. Selbstverständlich lauern bei jedem RPA-Projekt oder Vorhaben noch weitere Fehler darauf gemacht zu werden, jedoch sind Sie auf die wichtigsten oder schlimmsten Fehler bereits vorbereitet.

Wie bei jedem Projekt ist auch bei der Prozessautomatisierung die Vorbereitung des Projektes der entscheidende Schlüssel für den Erfolg. Jedes RPA-Vorhaben muss vorbereitet und geplant werden. Sie müssen wissen, welche Prozesse haben ein Potential für eine Automatisierung, wie hoch ist dieses Potential und welche Prozess-KPIs  werden wie von einer Automatiserung beeinflusst. Daraus ergibt sich dann eine Heatmap an Prozessen die geeignet für eine Automatisierung sind. Zudem generieren Sie mit einer solchen Heatmap eine Pipeline an nachfolgenden RPA-Projekten.

Der essentielle Schlüssel für den over-all Erfolg von RPA ist nach wie vor die Skalierung. RPA können Sie sich wie ein leeres Glas vorstellen. Mit nur einem Tropfen Wasser – also nur einem automatisierten Prozess – im Glas werden Sie Ihren Durst nicht stillen können. Um Ihren Durst zu stillen benötigen Sie schon ein volles Glas mit Wasser. Genauso ist es auch mit RPA. Nur mit einer größeren Anzahl an automatisierten Prozessen werden sie einen messbaren ROI haben und entsprechende Skaleneffekte mitnehmen können.

7. Fehler | Einbinden der Mitarbeiter

Binden Sie keinesfalls Ihre Mitarbeiter ein und lassen Sie sie im Glauben durch einen Roboter ersetzt zu werden

In vielen Fällen verursacht eine Automatisierungsinitiative im Unternehmen Angst bei den Mitarbeitern. Die typische Fragestellung lautet bei diesen oftmals “Werde ich jetzt durch einen Roboter ersetzt”. Wenn im Vorfeld einer Automatisierungsinitiative keine Kommunikation an die Mitarbeiter über die Zielsetzung und dem Umfang einer solchen Initiative stattfindet, entsteht in erster Linie Unsicherheit und ggfls. sogar Misstrauen gegenüber RPA. Unterstützt wird dies auch immer wieder durch entsprechende Medienberichte die propagieren, dass in der Zukunft eine hohe Anzahl an Arbeitsplätzen durch Automatisierung von Prozessen wegfallen werden. Auch die industrielle Automatisierung von Fertigungsprozessen und die darauf folgenden Outplacement-Maßnahmen der Unternehmen sind vielen Mitarbeiter*innen noch in Erinnerung.

Dementsprechend vorsichtig sind die Mitarbeiter auch, die Angst um Ihren Job haben, wenn es darum geht die Abläufe “Ihrer” zu automatisierenden Prozesse in den entsprechenden Process Discovery Workshops zu beschreiben. Diese Angst bzw. Vorsicht äußert sich äußerst vielfältig in solchen Projekten. Manchmal werden ganze Prozessschritte einfach vergessen zu erwähnen, Prozessschritte werden nicht ganz wahrheitsgemäß beschrieben oder die Reihenfolge von Prozessschritten wird bewusst oder unbewusst verdreht. Für die Mitarbeiter sind dies unter Umständen Kleinigkeiten, für den Roboter jedoch möglicherweise entscheidende Probleme, die zu manuellen Aussteuerungen von Prozessen führen können.

Business Analysten, welche sich mit der Dokumentation von zu automatisierenden Ist-Prozessen beschäftigen, können nicht jeden Unternehmensprozess bis in das letzte Detail kennen. Daher sind sie darauf angewiesen, dass in den Workshops und Live Reviews der Prozess von den jeweiligen Mitarbeiter*innen korrekt und vollständig dargestellt wird. Nur dann kann auch der Entwickler den Roboter mit allen relevanten Prozessbestandteilen programmieren. Anders ausgedrückt, was der Business Analyst und der Bot-Entwickler nicht weiß, wird auch nicht in den Roboter implementiert werden.

KOMMUNIZIEREN SIE DIE VORTEILE FÜR DEN EINZELNEN MITARBEITER UND NEHMEN SIE IHNEN DIE ANGST

Daher ist es im Vorfeld von RPA-Projekten entscheidend mit begleitenden Change-Management-Maßnahmen oder intensiver und offener Kommunikation den Mitarbeitern die Angst vor den Softwarerobotern zu nehmen. Zeigen Sie den Mitarbeitern, dass RPA nicht ihren Job wegnehmen wird. RPA wird eine Entlastung sein, die sie von stupider und langweiliger Tätigkeit befreit, so dass sie sich wichtigeren und evtl. auch anspruchsvolleren Tätigkeiten zu wenden können. RPA kann ihnen dabei helfen schneller und zielgerichteter Informationen oder Daten zu entsprechenden Vorgängen zu erhalten. Die Vorteile von RPA sind mannigfaltig, Sie müssen die Vorteile nur den Mitarbeitern glaubhaft vermitteln. Wenn Sie das geschafft haben, ist bereits ein wichtiger Schritt innerhalb des RPA Projektes getätigt und Sie sind einen Schritt näher am Projekterfolg.

8. Fehler | Interne Ressourcen

Wie jedes Projekt benötigt auch ein RPA-Projekt interne Unternehmensressourcen. Ohne die sogenannten Subject Matter Experts, also die Mitarbeiter die mit der Abarbeitung und den Details eines Prozesses betraut und vertraut sind, kann kein RPA Projekt erfolgreich durchgeführt werden.

Die Business Analysten sind auf die Mit- und Zuarbeit der Subject Matter Experts angewiesen, um die Prozessabläufe korrekt dokumentieren zu können. Je nach Komplexität eines Projektes können hierzu durchaus mehrere Workshops notwendig sein, um das Wissen über die Abläufe und Details eines Prozesses auf den Business Analysten zu transferieren. Der große Vorteil von RPA ist dass die Prozesse in der Regel auf der Ebene der User-Interfaces stattfindet. D.h. auf genau der Ebene, mit der der User tagtäglich arbeitet und mit der er sich in der Regel bestens auskennt. Damit handelt es sich für die Mitarbeiter nicht um irgendwelche abstrakte Themenstellungen, die Sie evtl. überhaupt nicht verstehen und mit der sie sich nicht auskennen.

SUBJECT MATTER EXPERTS SIND ZWINGEND NOTWENDIG UM EINEN PROZESS AUTOMATISIEREN ZU KÖNNEN

Das hat zur Folge, dass die Notwendigkeit entsprechende Workshops durchzuführen, im Vergleich zu anderen Softwareprojekten, deutlich geringer ist. Damit werden die Mitarbeiter*innen deutlich weniger belastet und müssen weniger häufig von ihren täglichen Aufgaben abgezogen werden. Dennoch ist es wichtig, dass die für den Prozess relevanten Mitarbeiter für das Projekt zur Verfügung gestellt werden, denn ohne diese kann ein RPA Projekt nicht umgesetzt werden.

Stellen Sie keine internen Ressourcen zur Verfügung, der Prozess automatisiert sich von ganz alleine

9. Fehler | Keine Einbindung der IT

Sprechen Sie keinesfalls mit Ihrer IT und glauben Sie mit RPA eine Schatten-IT aufbauen zu können

Der letzte Fehler betrifft die Einbindung der IT-Abteilung in ein RPA-Projekt. Grundsätzlich ist RPA natürlich ein Business Projekt, da dort die zu automatisierenden Prozesse ablaufen und dort auch die entsprechenden Mitarbeiter mit den Fachkenntnissen zu den Prozessen tätig sind. Dennoch ist es unumgänglich, insbesondere bei der erstmaligen Umsetzung von RPA, die IT-Abteilung von Beginn an zu involvieren.

Keine RPA Initiative kommt ohne Software und IT-Infrastruktur aus. Insbesondere bei größer angelegten RPA-Projekten sind diverse Anforderungen an die IT-Infrastruktur gegeben. Die eigentliche RPA-Software und auch die RPA-Serversysteme müssen in die vorhandene Infrastruktur implementiert werden, die Software muss gewartet werden, das Lizenzmanagement muss sichergestellt sein und natürlich müssen auch die notwendigen Berechtigungen für den Roboter in den beteiligten Softwaresystemen geplant und eingerichtet werden. Dies sind alles Tasks der IT Abteilung. 

BINDEN SIE DIE IT SCHON VOR DEM PROJEKTSTART MIT EIN

Wenn Sie daher die IT nicht bereits zu Beginn eines Projektes einbinden, kann es aufgrund von mglw. fehlenden Ressourcen zu signifikanten Verzögerungen im Projektablauf kommen. Das letzte was Sie in einem RPA Projekt benötigen ist eine ablehnende Haltung der IT in Bezug auf RPA.

Die IT wird oftmals die Anbindung von Software Systemen mittels Schnittstellen bevorzugen. RPA erscheint vielen IT Mitarbeitern als eine “billige” Notlösung, um Systeme miteinander zu verbinden. Grundsätzlich sind natürlich Schnittstellen zu bevorzugen, da diese deutlich performanter sind als jede andere Art der Automatisierung. Nur ist nicht bei jedem Prozess das Programmieren einer entsprechenden Schnittstelle sinnhaft oder notwendig, so dass RPA in Bezug auf eine Automatisierung zu präferieren ist. 

Genau diese Themen sollten aber bereits im Vorfeld mit der IT besprochen und geklärt werden, so dass auch seitens der IT Abteilung das Commitment zu einer RPA Initiative schon vor dem eigentlichen Projektstart vorhanden ist.

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu den oben genannten Punkten haben, schreiben Sie mich bitte gerne per Kontaktformular oder E-Mail an. Selbstverständlich unterstützen wir Sie auch gerne in jeder Phase Ihres Automatisierungsvorhabens mit unserer Expertise und nicht nur mit unseren klugen Ratschlägen, was Sie nicht tun sollten.

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