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Fehler in der Prozessautomatisierung (Teil 2)

Die neun größten Fehler die bei einer Prozessautomatisierung gemacht werden können und die garantiert keinen Mehrwert für das Unternehmen generieren.

Neun Punkte wie eine Prozessautomatisierung garantiert keinen Mehrwert bringen wird

RPA Bot Im zweiten Teil der Artikelserie über die neun größten Fehler in der Prozessautomatisierung greife ich die Punkte vier bis sechs auf. Offensichtlich ist eine Eigenschaft von uns Menschen eher aus Fehlern zu lernen, als aus Erfolgsgeschichten. Dennoch werden jedoch eher die Erfolgsgeschichten veröffentlicht, um zu zeigen wie gut RPA ist und welche positiven Aspekte RPA für Ihr Unternehmen tun kann. Dies ist natürlich auch gut so, denn RPA ist eine Erfolgsgeschichte an sich und beinhaltet eine Menge an Benefits für das einsetzende Unternehmen.

Aber es gibt auch ein paar Fallstricke die dazu führen können, dass RPA eben keinen deutlich messbaren Erfolg für ein Unternehmen bringt. Jetzt kann man natürlich sagen, dass – wie bei Kindern üblich – jeder mal auf die heiße Herdplatte greifen muss, um festzustellen, dass diese tatsächlich heiß ist. Da wir aber alle keine Kinder mehr sind und auch alle wissen, dass die Herdplatte heiß ist, beschränke ich mich darauf bereits gemachte Erfahrungen mit Ihnen zu teilen, damit Sie nicht die selben Fehler wiederholen müssen.

4. Fehler | Kostenersparnis

Sehen sie eine Kostenersparnis als ausschließliche Digitalisierungsstrategie an

Eine Digitalisierungsstrategie umfasst deutlich mehr als nur den Gedanken an eine Reduktion der Prozesskosten. Natürlich ist dies ein wichtiger Bestandteil einer jeden Strategie, aber eben nur einer von mehreren Teilen, die eine Digitalisierungsstrategie umfassen sollte.

Ein Unternehmen kann mit einem Uhrwerk verglichen werden. In einem Uhrwerk greifen viele Zahnräder ineinander, um am Ende die korrekte Uhrzeit anzuzeigen. In einem Unternehmen funktioniert dies ziemlich ähnlich, oder sollte es zumindest. Jedoch hat jede Änderung an der Konfiguration der Zahnräder eine Auswirkung auf das gesamte Uhrwerk. Am Ende wird die Uhrzeit noch präziser angezeigt oder eben mit einer größeren Abweichung als zuvor. Wenn Sie sich entscheiden in einem Uhrwerk zukünftig nur noch günstigere – um nicht zu sagen billige – Materialien einzusetzen, müssen Sie damit rechnen, dass 

  • zum einen Komponenten des Uhrwerks deutlich schneller aufgrund eines Defektes ausfallen,
  • die Genauigkeit der angezeigten Uhrzeit möglicherweise nicht so präzise ist, wie bei hochwertigen und belastbaren Materialien.

Wenn Sie mit RPA Ihre Prozesse automatisieren, dann greifen Sie zwangsläufig in dieses Uhrwerk ein. Bei einer ausschließlichen Betrachtung der Kostenreduktion lassen Sie jedoch die weiteren Zahnräder, welche für das Anzeigen der korrekten Uhrzeit ebenso wichtig sind, außer acht. Das kann natürlich durchaus gut gehen, liegt aber weitestgehend außerhalb Ihres Einflussbereiches. 

Daher ist es, wie bei jedem Eingriff in bestehende Prozesse, wichtig die Folgewirkungen zu berücksichtigen und sich auch vorab zu überlegen, welche Primär- und Sekundärziele sollen mit einer Automatisierung der Prozesse verfolgt werden. Eine der wichtigen strategischen Fragestellungen ist, was kann und was davon möchte ich mit RPA erreichen.

ERSTELLEN SIE EINE UMFASSENDE DIGITALISIERUNGSSTRATEGIE MIT UNTERSCHIEDLICHEN PRIMÄR- UND SEKUNDÄRZIELEN

Wenn Sie sich bereits mit RPA beschäftigt haben, dann haben Sie mit Sicherheit aus den unterschiedlichsten Quellen viele Informationen erhalten, welche Benefits RPA Ihrem Unternehmen bringen kann. Eine der wichtigsten Grundregeln bei der Prozessautomatisierung ist die Skalierung von automatisierten Prozessen. Denn nur über eine Skalierung erreichen Sie einen ROI und messbare Benefits.

Ist die Kostenreduktion, insbesondere die Personalkostenreduktion, der einzige Motivationsfaktor für RPA, übersehen Sie möglicherweise Prozesse die ebenfalls ein hohes Automatisierungspotential – jedoch ohne Personalkostenreduktion – haben. Damit wird eine effektive Skalierung schon ein gutes Stück schwieriger.

5. Fehler | Start mit einem komplexen Prozess

In so manch einem Proof-of-Concept (PoC) wird als allererster Prozess gleich mal der Prozess selektiert, der hochkomplex ist und evtl. eine Unzahl an unterschiedlichen Schnittstellen hat. Grundsätzlich ist dies ja nachvollziehbar, da zumeist genau diese Prozesse die größten “Schmerzen” verursachen. Wenn RPA diesen Prozess, zur Zufriedenheit aller, in den Griff bekommt, dann kann diese Technologie auch alle anderen automatisierbaren Unternehmensprozesse verbessern. So ist zumeist der Grundgedanke bei der Selektion eines solchen Prozesses.

Allerdings werden dabei ein paar entscheidende Punkte übersehen. Die Analyse, Entwicklung und Implementierung eines solchen Prozesses ist ebenso komplex wie der zu automatisierende Prozess selbst. Auch die potentiellen Fehlerquellen für den automatisierten Prozess sind aufgrund der Komplexität des manuellen Prozesses um ein vielfaches höher. Die Chancen, dass Sie in einem PoC sehr schnell einen perfekt funktionierenden automatisierten Prozess erhalten, den Sie im Unternehmen vorzeigen können, ist also denkbar gering, dafür aber die Frustration eher besonders hoch.

Hierzu folgender Vergleich. Wenn Sie heute mit der ersten Unterrichtsstunde in Tennis beginnen, werden Sie morgen nicht unbedingt bereits bei einem Grand-Slam Turnier, wie z.B. Wimbledon, antreten. Tennis ist zwar jetzt nicht unbedingt meine Sportart und derzeit auch eher schwer möglich, aber grundsätzlich können Sie hier jeden Vergleich heranziehen, der den alten Spruch “Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen” zulässt. Natürlich könnte man jetzt sagen, dass bei einem PoC hochbezahlte externe Profis am Werk sind und diese aufgrund Ihrer Erfahrung ja wohl auch so einen Prozess in den Griff bekommen sollten. Das ist auch tatsächlich so, ABER die Business User Ihrer Organisation, die einen entscheidenden Anteil an der Entwicklung eines Prozesses haben, sind noch keine Profis. Auch diese Personen müssen erst einmal lernen, wie so ein Projekt abläuft, auf was es operativ ankommt, um einen Prozess automatisieren zu können. Je komplexer ein Prozess ist, umso komplexer sind die Details die von den Mitarbeitern beachtet werden müssen, um den Prozess durchführen zu können. All diese Details müssen als Regelwerk auch in den RPA-Prozess mit einfließen, um diesen erfolgreich durchführen zu können. 

STARTEN SIE MIT EINEM EINFACHEN KLEINEN PROZESS, UM SCHNELL DEN ERSTEN ERFOLG ERZIELEN ZU KÖNNEN

Daher rate ich jedem in einem ersten PoC zuerst einmal einen einfachen Prozess zu selektieren, der auch in der täglichen manuellen Bearbeitung keinen großen Aufwand verursacht. Anhand eines solchen Prozesses können Sie und Ihre Organisation die ersten Erfahrungen in einem RPA-Projekt sammeln und sich mit den Projektabläufen und -anforderungen vertraut machen. Zudem erhalten Sie sehr schnell einen soliden automatisierten Prozess, mit dem Sie die Technologie zum einen testen können und zum anderen in der Organisation RPA auch demonstrieren können.

Für eine Skalierung von RPA ist es unerlässlich, dass die Mitarbeiter*innen auch ein Verständnis für die Technologie entwickeln und darüber hinaus auch erkennen können, welche Prozesse in ihrem Umfeld ein mögliches Automatisierungspotential haben. Solch ein Demonstrations-PoC hilft den Mitarbeiter*innen enorm dabei, RPA zu verstehen, da sie auch – ohne Spezialisten für diesen einen Prozess zu sein – auch den dahinterliegenden ehemals manuellen Prozess verstehen können. Dieses Verständnis lässt sich dann auch leicht auf die eigenen Prozesse übertragen und erleichtert das Auffinden von Potentialkandidaten.

Wählen Sie gleich zu Beginn, als aller ersten Prozess, einen möglichst komplexen und schwierigen Prozess aus

6. Fehler | Fehlende Standardisierung und Optimierung

Denken Sie möglichst nicht darüber nach, ob der Prozess zu standardisieren oder zu optimieren ist

Eine alte, aber immer währende Regel lautet, zumindest vorsichtig formuliert: “Ein ungerader/ungünstiger manueller Prozess ist auch nach einer erfolgreichen Automatisierung ein ungerader/ungünstiger Prozess, allerdings eben automatisiert. Daher ist es gerade bei einer Prozessautomatisierung unerlässlich jeden zu automatisierenden Prozess im Vorfeld zu standardisieren und schon in seiner manuellen Ist-Form zu optimieren. 

Aber warum ist dies so enorm wichtig. Ohne eine Standardisierung von Prozessen, die ggfls. mehrere Prozessvarianten in unterschiedlichen Organisationseinheiten aufweisen, müssen Sie in einer Automatisierungsinitiative auch mehrere Prozesse automatisieren. Dies kostet Geld und Zeit. Sofern Sie aber diese Prozessvarianten bereits im Vorfeld standardisieren, können Sie in einem automatisierten Prozess die jeweiligen Prozessspezifika berücksichtigen und haben nur einmal den Aufwand für die Automatisierung. Oder vereinfacht ausgedrückt, einmal automatisiert aber mehrmals genutzt. Dies vereinfacht zudem auch spätere Wartungs- und Adaptierungsaufwände am Prozess, da sich nicht mehrere Prozesse angreifen müssen sondern nur einen.

Neben der Standardisierung von Prozessen ist die Optimierung der jeweiligen Prozesse noch entscheidender. In der Prozessautomatisierung gilt, noch mehr als im klassischen Prozessmanagement, der Grundsatz von Effektivität und Effizienz. Je effektiver ein Prozess gestaltet ist, desto einfacher lässt er sich automatisieren und desto effizienter lässt sich das Prozessziel erreichen. Ineffektive und nicht optimierte Prozesse tragen das Risiko in sich, dass es bei der automatisierten Abarbeitung zu Fehlern kommt, oder der Prozess manuell ausgesteuert werden muss, um von einem Mitarbeiter durchgeführt zu werden. Daher sollte im Vorfeld der Prozess geglättet und problematische Prozessschritte entschärft bzw. ggfls. vereinfacht werden. Bei einer solchen Optimierung kann auch gleichzeitig geprüft werden, welche der vorhanden Prozessschritte möglicherweise zum aktuellen Zeitpunkt nicht mehr benötigt werden und damit überflüssig sind. Dies wiederum vereinfacht die Automatisierung, da die nicht mehr benötigten Prozessschritte auch nicht mehr automatisiert werden müssen. 

STANDARDISIERUNG UND OPTIMIERUNG SCHAFFT EFFIZIENZ

In einem zweiten Optimierungsschritt muss der Prozess noch auf die Abarbeitung durch einen Software-Roboter angepasst werden. Für einen Software-Bot ist es in machen Fällen günstiger von der Reihenfolge der Prozessschritte in einer manuellen Abarbeitung abzuweichen, da der Bot aufgrund seiner Struktur und seinen Möglichkeiten Schritte parallelisieren oder vorziehen kann. 

Mit einem standardisierten und optimierten Prozess haben Sie die Grundvoraussetzungen geschaffen einen optimalen, effizienten und effektiven automatisierten Prozess zu gestalten. Durch die Summe aller automatisierten Prozesse erzielen Sie dadurch einen nachhaltigen und messbaren positiven Effekt in Ihrer Automatisierungsinitiative.

Im Teil 3 gehe ich auf die Fehler 7 bis 9 ein. Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu den oben genannten Punkten haben, schreiben Sie mich bitte gerne per Kontaktformular oder E-Mail an.

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